Vergadertips

Vergaderen is nooit een doel op zich. Een nuttige vergadering draagt bij aan de doelen die je nastreeft. Vergaderingen zorgen bijvoorbeeld voor verbinding, informatiedoorstroming, opvolging, ondersteuning of probleemoplossing.

Stap 1: weet met welke reden je een vergadering plant.

Be prepared

Zowel de vergaderleider als de vergaderaars zijn verantwoordelijk voor een goede voorbereiding. Is een agendapunt niet nuttig voor alle aanwezigen? Plan je beter een… andere vergadering.

Vergaderleider:

• Zorg voor een goede voorbereiding.
• Zorg voor een goede agenda.
• Zorg dat mensen weten wat van hen verwacht wordt.

Vergaderaar:

• Lees de agenda op voorhand.
• Bereid je voor op de onderwerpen die aan bod zullen komen.
• Bekijk of je niet zelf iets kan of moet voorbereiden.

Praktisch

Vergader…

• niet langer dan 2 uur.
• aan tafel in een goede ruimte.
• zonder afleiding (gsm’s in een schoendoos?).
• met af en toe een pauze tussendoor.

Methodieken

Methodieken brengen lucht, zuurstof en creativiteit. Maar niet iedereen zit daar op te wachten. Stem je methodieken af op je doelpubliek. Hou het laagdrempelig. Of leg uit waarom je deze werkvorm kiest.

Inspiratie nodig? Kijk eens op de werkvormendatabank.

De derde helft

Na een vergadering begint vaak de echte vergadering pas. Op café. Da’s niet erg. Gebruik die tijd. Vraag aan de tooghangers hoe zij de vergadering vonden. Wat hebben ze gemist? Wat vonden ze goed? Wat kon beter? Waren de punten relevant?