Afscheid

Overdracht

Een voorbereid scout is er twee waard. Als een vrijwilliger afscheid neemt, kijk dan zeker na hoe de overdracht zal verlopen. Zullen er vrijwilligers dubbellopen? Of gaat opvolging vorm krijgen in gesprekken?

Zorg dat de nieuwe vrijwilligers op tijd hun nieuwe functie krijgen in de groepsadministratie en dat ze toegang krijgen tot de nodige documenten. Vraag ook aan de stopper om nog eens door de mappen te gaan en op te ruimen wat opgeruimd moet worden. Maar ook aan te vullen waar er aangevuld moet worden. Draaiboeken die up-to-date zijn, zorgen voor een vliegende start voor je opvolging.

Zorg ervoor dat de rechten tijdig overgedragen worden. Dat paswoorden en toegangen goed beheerd worden.

Bedanken en waarderen

Bedanken doe je nooit te veel. Bij een afscheid kan het interessant zijn om nog eens de verdiensten van de vrijwilliger op te lijsten. En deze hiervoor te bedanken.

Wanneer een bedanking ook fysieke vorm krijgt:

• Een bruikbaar voorwerp (totebag, Opinel, pennenzak, ijsblokvorm, wc-rolhouder, …)
• Iets duurzaams, vermijd wegwerp.
• Iets creatiefs (verwerk de totem erin of iets anders persoonlijks).

Leren

Exitgesprekken zijn ook erg interessant. Je plant deze best een tijdje na het afscheid van de vrijwilliger. Zo kan er wat tijd over het afscheid gaan. En kan de vrijwilliger ook reflecteren over hoe groot het zwarte gat is. En hoe erg ze de scouts missen.

Een exitgesprek peilt naar de ervaringen van de vrijwilliger. En je leert er als organisatie ook uit wat er goed gaat en wat er minder goed gaat. Doordat de vrijwilliger zelf geen betrokken partij is, is er ook meer veiligheid om ongeremd dingen aan te kaarten.

Goede vragen voor een exitgesprek:

• Wat wil je de organisatie nog meegeven?
• Wat maakt dat je niet langer bleef?
• Wat heeft je gehouden?
• Wat miste je in je engagement?
• Waar blinkt ons team in uit?
• Waar schiet ons team tekort?
• ….