Coördinatie(duo) bar grote grond
Herfstontmoeting
Voor de bar op de grote grond tijdens het weekend van Herfstontmoeting 2025 zijn wij op zoek naar een enthousiaste coördinator of (bij voorkeur) coördinatieduo.
Het eerste jaar (2025) heb je de kans om samen te lopen met iemand die reeds jaren de coördinatie op zich neemt en de kneepjes van het vak kent. Vanaf 2026 kan je zelf aan de slag.
De bar bevindt zich op de grote grond, waar ook het infopunt is en het grootste podium staat. Op Herfstontmoeting zijn er duizenden deelnemers en honderden medewerkers. Op verschillende momenten tijdens het weekend fungeert de grote grond als centrale ontmoetingsplaats en kan het dus best druk zijn aan deze bar. De bar is doorgaans (dit kan elke editie lichtjes wijzigen) geopend op de volgende momenten:
Vrijdagavond van ca. 21u tot 2u30
Zaterdagmiddag van ca. 13u tot 14u (enkel non-alcoholische dranken)
Zaterdagavond van ca. 22u30 tot 2u30
Zondagmiddag van ca. 11u tot 13u (enkel non-alcoholische dranken)
Daarnaast zijn er nog verschillende bars die elk hun verantwoordelijken hebben:
de medewerkersbar (enkel tijdens de voorbereidende week)
de bar op kampgrond 30
de Jungle Bar in loods K30
op de markt zaterdagnamiddag
bij elke gouw tijdens hun gouwmoment
Bij de SIS-ploeg (onze logistieke ploeg) is er ook een aanspreekpunt specifiek voor de bars. De SIS-ploeg doet de drankbestelling bij de brouwer (op basis van het aantal ingeschreven deelnemers en verbruik van de voorgaande editie) en zorgt voor de dranklevering.
Wat verwachten we van de coördinator/coördinatieduo?
Jij bent het aanspreekpunt voor het coördinatieteam van Herfstontmoeting en de SIS-ploeg.
Voor Herfstontmoeting:
In overleg met het coördinatieteam van Herfstontmoeting, de andere barverantwoordelijken en het aanspreekpunt bij de SIS-ploeg bepaal je het plan van aanpak van de bar. Dit gebeurt in 1 (of maximum 2) gezamenlijke overlegmomenten.
Het alcoholbeleid wordt bepaald door de pedagogische staf. Op basis daarvan wordt het drankaanbod en prijzenbeleid vastgelegd.
Je stelt de planning van de shiften op, op basis van de programmablokken / start- en einduren die het coördinatieteam van Herfstontmoeting je bezorgt.
Je zoekt medewerkers. De barploeg kan al jaren rekenen op heel wat medewerkers, dus die worden ook zeker aangesproken. Zorg ervoor dat je op elk moment met voldoende medewerkers bent om elke taak te kunnen uitvoeren. De drukte in de verschillende bars kan onvoorspelbaar zijn, daarom vinden we het belangrijk dat de barmedewerkers flexibel kunnen inspringen waar nodig: bij een grote drukte in de bar op K30 kan er misschien beroep gedaan worden op de medewerkers van de bar op de grote grond en vice versa.
Je spoort de medewerkers aan tot inschrijven via het inschrijvingsformulier (dit wordt door het coördinatieteam van Herfstontmoeting voorzien). Je zorgt ervoor dat alle medewerkers weten hoe en waar ze dit moeten doen.
Je bezorgt de nodige info aan het coördinatieteam van Herfstontmoeting (rekening houdend met de vooropgestelde deadlines): o.a. je veiligheidsverantwoordelijke doorgeven, de materiaalaanvraag indienen …
Tijdens de voorbereidende week:
Tijdens de voorbereidende week check je of alle aangevraagde materiaal voorhanden is, al het nodige geïnstalleerd is, richt je de bar verder in.
Kom je naar de briefing met alle barverantwoordelijken (doorgaans op donderdag in de vroege avond).
Tijdens Herfstontmoeting:
Je zorgt dat alle taken vlot verlopen: aanvoer volle bakken of vaten naar de toog, afvoer lege bakken of vaten naar de trailer, vooraf openen van flesjes (tenzij er volledig voor vaten wordt gekozen), uitschenken en bedienen deelnemers, afrekenen (met bonnetjes of een cashless betalingssysteem), op orde houden van de werkplek in de seniors, …
Je zorgt voor een briefing 30 minuten voor de start van elke shift en je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van je medewerkers.
Je zorgt voor een fijne werksfeer in je ploeg.
Je medewerkers kunnen overnachten op een slaapplek, je zorgt ervoor dat ze zich daar thuis voelen.
Je draagt het alcoholbeleid van Scouts en Gidsen Vlaanderen uit.
Na Herfstontmoeting
Een evaluatieoverleg met het coördinatieteam van Herfstontmoeting.
Wat bieden wij?
Een unieke ervaring achter de schermen van Herfstontmoeting
Een slaapplek (samen met alle andere barmedewerkers).
We zorgen voor eten en drinken: volpension (ontbijt, middagmaal, vieruurtje en avondmaal) voor de medewerkers.
Een draaiboek (waar je uiteraard je eigen twist aan kan geven).
Ondersteuning bij de voorbereiding.
Inschrijvingsformulier voor de medewerkers van de bar en toegang tot de nodige lijsten.
Een infomap (op basis van je noden).
Een bakfiets en/of gocart van de Hoge Rielen om eventueel materiaal te vervoeren.
Periode engagement
De coördinator/het coördinatieduo dient reeds vanaf donderdag 21 augustus (in de vroege avond) aanwezig te zijn. Dan is er een briefingmoment gepland met alle barverantwoordelijken en zo is er nog voldoende tijd om na te kijken of alle gevraagde materiaal voorhanden is, de bar verder in te richten…
Doorheen het scoutsjaar mag je je aan een 2 à 3-tal vergaderingen verwachten: 1 voorbereidend overleg en 1 evaluatieoverleg. Bij eventuele grote wijzigingen/specifieke noden kan er een extra overleg ingepland worden.
Interesse?
Ben jij de geknipte persoon/zijn jullie het geknipte duo om dit weekend vol barplezier te coördineren?
Laat het dan weten aan de dienst evenementen (evenementen@scoutsengidsenvlaanderen.be of +32 (0)3 231 16 20).
Nog vragen? Neem dan zeker contact op met de dienst Evenementen!