Ondersteuning bij het beginnen met verhuren

Regelgeving

Allereerst moet je nagaan of je je lokaal wel mag verhuren. Dit kan afhangen van verschillende factoren:

• Heb je toestemming van de eigenaar van het lokaal?  

Als je een contract hebt afgesloten met de eigenaar van het lokaal of de grond, staat daar meestal in of je je lokaal mag verhuren. Indien het contract nog in opmaak is, zorg dan zeker dat erin staat dat verhuren aan andere organisaties door je eigen groep toegestaan is.

• Meldingsplicht aan de gemeente.

Je bent verplicht de burgemeester schriftelijk op de hoogte te brengen. Een algemene melding dat jullie zullen verhuren is voldoende.  Een gemeente kan ook steeds verbieden dat er in een jeugdlokaal wordt overnacht, omdat bijvoorbeeld de veiligheid of hygiëne niet gegarandeerd kan worden.

• Minder dan 60 dagen verhuren per jaar?

Wanneer je je lokaal minder dan 60 dagen verhuurt, krijg je een uitzondering op de regelgeving uit het logiesdecreet. Voor die uitzondering moet je nog wel aan drie andere voorwaarden voldoen: 

1. Het gebouw wordt ook gebruikt als lokaal voor een erkende jeugdvereniging.
2. Er wordt enkel verhuurd aan andere erkende jeugdverenigingen.
3. Je bent verplicht de burgemeester schriftelijk op de hoogte te brengen (zie hierboven).

Administratie

Naast de regelgeving komt er ook wat administratie kijken bij het verhuren van je lokaal.

Verzekering

Als je je lokaal verhuurt aan niet-Scouts en Gidsen Vlaanderen groepen en particulieren, moet je als groep een verzekering aangaan tegen schade en een rechtsbijstandverzekering. 

Als vzw die het lokaal verhuurt, kan je ook een bijkomende verzekering bij een eigen verzekeringsmaatschappij nemen. In sommige gevallen is het nemen van een extra verzekering verplicht door de gemeente of via het logiesdecreet.

De website van het CJT kan je hier verder doorloodsen. 

Huurovereenkomst

Om je lokaal te verhuren, moet je met de huurder een huurovereenkomst afsluiten. In deze overeenkomst worden afspraken tussen huurder en verhuurder vastgelegd. Om misverstanden te vermijden, doe je dit best schriftelijk.

Op de website van het CJT lees je welke zaken je zeker in je huurovereenkomst moet zetten. 

Huishoudelijk reglement

Met een huishoudelijk reglement stel je een aantal regels op voor wie verblijft  in je lokaal. Voorbeelden zijn: geen wagens op het terrein, geen putten graven of een regeling over het sorteren van het afval.

Communiceer het huishoudelijk reglement duidelijk aan je huurders. Stuur het mee met je huurovereenkomst en laat het tekenen. Zo is er geen twijfel mogelijk.

Meer info? Je raadt het al, de website van het CJT. 

Ook op de website van jeugdlokalen.be vind je heel wat modeldocumenten terug.

Financieel

Een jeugdlokaal of -verblijf beheren en onderhouden kost geld. Maar hoeveel vraag je nu aan een andere groep? Een goed financieel plan is hierbij wenselijk. Wat zijn je jaarlijkse uitgaven en welke inkomsten staan hier tegenover (subsidies, huurinkomsten …). Aan de hand van dit financieel plan kan je een verder prijzenbeleid vormgeven.

Een geschiedenis over de prijsevolutie van jeugdverblijven kan je hier raadplegen.

Ook energiekosten (water, gas, elektriciteit) kan je doorrekenen. Je kan dit doen door dit mee in de huurprijs te integreren of door dit apart aan te rekenen. Elk systeem heeft voor- en nadelen. Maar let wel op, je mag energie nooit duurder aanrekenen dan je als uitbater zelf betaalt aan je energieleverancier. De energiekosten moet je op voorhand duidelijk communiceren naar de huurder.

Leg je energieprijzen vast in het contract? Weet dan dat deze prijzen gelden tijdens de huurperiode, ongeacht of de prijzen van de energieleverancier gestegen zijn.

Wat bij schade aan het lokaal?

Het kan zijn dat de vereniging die in je lokaal verblijft iets stuk maakt. Het is daarom belangrijk om bij schade het volgende te doen:

Schade vaststellen

Maak eerst voldoende foto's van de schade.

Laat bij inbraak, diefstal en brand- of stormschade een proces-verbaal opstellen door de politie. Bij stormschade zonder gewonden komen ze niet altijd ter plaatse. Zorg er in dat geval voor dat je zeker het exacte tijdstip noteert.

Doe het nodige om meer schade uit te sluiten. Breek bijvoorbeeld tenten of shelters met een beschadigd frame af. Of timmer een deur of venster dicht.

Herstel nog niet meteen alle schade. Bewaar het beschadigde materiaal voor eventuele expertise door de verzekering.

Laat een raming (schatting) opmaken van de herstelkosten. Vraag bijvoorbeeld een offerte aan voor de herstelling van je dak of zoek op hoeveel de nieuwe spankoorden van je tent kosten.

Wissel verzekeringsgegevens uit

Wissel elkaars verzekeringsgegevens uit. Doe alvast een aangifte bij de eigen verzekering, de bezoekende groep doet hetzelfde bij hun verzekering. Vermeld elkaars polisnummers in de verzekeringsaangifte. Noteer ook de gegevens van de personen die de schade hebben toegebracht, in het geval er beroep gedaan moet worden op de familiale verzekering van die persoon.

Verdere afhandeling en terugbetaling

Als er geen expertise nodig is, zal de verzekering een gedetailleerde schaderaming vragen. Als er wel expertise nodig is, bezorgt de verzekering je het adres van de expert waar je dan een afspraak mee kan maken.

Als de expert de schade komt bekijken, hou je je eigen raming best bij de hand. Bespreek het voorgestelde vergoedingsbedrag voor je 'voor akkoord' tekent. Twijfelen jullie of dat bedrag wel klopt? Neem dan contact op met Scouts en Gidsen Vlaanderen.

Pas na akkoord tussen de persoon die de schade veroorzaakte en de verzekering kan het materiaal hersteld worden.

Bezorg de betaalde facturen aan de verzekering.