Is jullie vzw oké?

Juridisch

Statuten

• Zijn de statuten in orde (in lijn met de vzw-wetgeving uit 2019)? De statuten moeten minstens voldoen aan de vzw-regels, maar mogen strenger. Tip: werk met een intern reglement.
• Bevatten de statuten de verplichte elementen? 
• Is het doel van de vzw is niet te eng? Is er geen verwarring tussen een ‘belangeloos doel’ en ‘activiteiten’?

 Algemene vergadering

• Is de algemene vergadering minstens één keer per kalenderjaar samengekomen? 
• Werd de vergadering reglementair samengeroepen? Dat wil zeggen, werd er minstens 15 dagen op voorhand een uitnodiging met agenda verstuurd?
• Werd het vorige verslag goedgekeurd? 
• Werden de rekeningen goedgekeurd, ten laatste 6 maanden na het einde van het boekhoudjaar?
• Werd de begroting goedgekeurd, ten laatste 6 maanden na het einde van het boekhoudjaar?
• Werd er kwijting gegeven aan de bestuurders?
• Werd de samenstelling van het bestuursorgaan goedgekeurd?
• Kunnen leden een volmacht geven voor stemmingen? Tip: maak een standaardformulier.
• Was er eventueel een statutenwijziging? Was op deze bijzondere algemene vergadering 2/3de van de leden aanwezig of vertegenwoordigd én was 2/3 van hen hiermee akkoord? Tip: zet ‘leden ontslaan’ als eerste agendapunt. De volgende punten gaan dan volgens de nieuwe samenstelling.
• Werd een beslissingenregister bijgehouden dat door de leden kan worden geraadpleegd?

Ledenregister

• Is het ledenregister (chronologische lijst met de naam, voornamen, woonplaats en rechtsvorm van de leden) beschikbaar op de maatschappelijke zetel?
• Werd dit register geüpdatet na de algemene vergadering of doorheen het jaar, altijd binnen de 8 dagen na de wijziging?

Jaarrekening

• Werd de jaarrekening opgesteld volgens het genormaliseerde schema?
• Werd de jaarrekening binnen de 6 maanden na de algemene vergadering (of binnen 7 maanden na het einde van het boekjaar) neergelegd bij griffie van een ondernemingsrechtbank? Als de jaarrekening drie opeenvolgende jaren niet wordt neergelegd bij de griffie, kan dit leiden tot een gerechtelijke ontbinding van je vzw.

Begroting

• Werd de begroting opgesteld door het bestuursorgaan en goedgekeurd door de algemene vergadering?

Bestuursorgaan

• Is het bestuursorgaan minstens één keer per jaar samengekomen?

Vermeldingen 

• Bevatten alle documenten en publicaties: de term ‘vzw’, de maatschappelijke zetel, e-mailadres, website, ondernemingsnummer, RPR en bevoegde rechtbank? Tip: neem deze gegevens op in het logo en gebruik dat overal. Als de term 'vzw' niet wordt vermeld in bijvoorbeeld een contract, impliceert het dat de ondertekenaar van het contract persoonlijk aansprakelijk kan gesteld worden, en je dus niet kan terugvallen op de rechtspersoonlijkheid van de vzw.

Neerlegging

• Zijn er wijzigingen in het bestuursorgaan (een nieuw lid of een lid dat stopt)? Zijn de wijzigingen goedgekeurd door de algemene vergadering en gepubliceerd in de bijlagen van het Staatsblad (via een formulier bij de griffie van jouw ondernemingsrechtbank)? De kosten hiervoor moeten op voorhand worden betaald.
• Verloopt de jaarrekening volgens een vast model? Laat de jaarrekening binnen de 6 maanden na het einde van het boekjaar goedkeuren door de algemene vergadering en dien het in bij de griffie van jouw ondernemingsrechtbank.

Uiteindelijk begunstigden (UBO)

• Zijn de uiteindelijk begunstigden (UBO) online geregistreerd? 
• Werd elke wijziging, bijvoorbeeld bij verandering van het bestuursorgaan, doorgeven?

Meer informatie over het UBO-register kan je terugvinden in deze handige Powerpoint van Formaat.

Verzekeringen

• Werd een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen afgesloten voor je leden?
• Werd een verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid afgesloten? Deze verzekering dekt persoonlijke fouten, wettelijke bepalingen overtreden, onrechtmatige daad begaan…
• Werd een verzekering voor objectieve aansprakelijkheid afgesloten? Deze verzekering dekt tegen schadeclaims van derden wanneer u zonder bewijs van fout aansprakelijk wordt gesteld na een brand of ontploffing.
• Werd een verzekering voor alle bouwplaatsrisico's (ABR) (of werfverzekering) afgesloten? Deze verzekering dekt de schade aan de werf, de werken en de materialen die zich tijdens het bouwen van een nieuwbouw of het verbouwen of renoveren van een woning hebben voorgedaan.

Fiscaal

Rechtspersonenbelasting

• Werd je aangepast boekjaar doorgegeven als je niet werkt met een boekhouding per kalenderjaar? Je ontvangt hiervoor geen bruine enveloppe meer op het adres van de maatschappelijke zetel van je vzw. Aangifte doe je verplicht elektronisch online via Biztax en dat binnen de 6 maanden na het afsluiten van het boekjaar.
• Werden jullie verhuurinkomsten aangegeven (inkomsten uit onroerende goederen, bijvoorbeeld lokalen, of uit roerende goederen, bijvoorbeeld tenten)?
• Werd een vrijstelling voor onroerende voorheffing aangevraagd en gekregen?

Patrimoniumtaks

• Werd de patrimoniumtaks ingediend én betaald voor 31 maart?
• Je krijgt hiervoor geen formulier of vraag tot betaling. Het tarief is 0,15 % op je vermogen (tussen 50.000 euro en 250.000 euro), dus ook op verkoopwaarde van je lokalen, spaarrekening of termijnrekeningen.
• Meer info over de patrimoniumtaks.

Extra info

Via het Staatsblad kan je een aantal praktische gegevens over je vzw opzoeken, zoals ondernemingsnummer, vroegere publicaties, aangifteformulieren, tarieven en formaliteiten. 

Meer informatie en handige tools kan je vinden bij Scwitch.