Vergadertechnieken

De beste groepsraad ooit!

Stel op voorhand een agenda op. Stuur die minstens een week op voorhand door naar je leidingsploeg en vraag hen al naar reacties en varia. Noteer per agendapunt hoeveel tijd je hieraan wil besteden, time-management is belangrijk. Noteer ook het doel van elk agendapunt: is het een brainstorm, een beslissing of puur informatief?

Brainstorm op voorhand aan de hand van een Padlet, een Google Formulier... Dat is de basis om dieper op in te gaan tijdens de vergadering. Leuk en tijdsbesparend!

Vergader op een unieke locatie! Vergader in het gemeentehuis, in iemands tuin, in een brouwerij of in het zwembad. Of kleed de vergadering in met een thema. Doe eens zot, maak het leuk!

Las genoeg pauzes in. Dat geeft ademruimte, maar zorgt er ook voor dat het gezellig blijft.

Wissel af en toe van plaats, zodat niet altijd dezelfde mensen naast elkaar zitten.

Maak op het einde van het verslag een samenvatting van de beslissingen en een to-dolijstje per persoon. Spreek samen af waar alle verslagen, uitnodigingen en to-do lijstjes te vinden zijn. Op een Google Drive bijvoorbeeld.

Verstop een verborgen boodschap in het verslag! Zo motiveer je leiding om het verslag te lezen. Bijvoorbeeld: neem tijdens de volgende vergadering een tak mee en krijg een versnapering voor tijdens de vergadering.

Zorg dat er zoveel mogelijk leiding aanwezig is. Het helpt wanneer je op een vaste dag in de maand vergadert of wanneer je aan het begin van het jaar de groepsraden al vastlegt. Bekijk samen welk moment voor de leidingsploeg het haalbaarst is.