Fiscale attesten: wat moet je doen?

Vanuit de overheid is het verplicht voor scoutsgroepen om ouders een fiscaal attest te bezorgen voor de kosten van kampen, weekends en andere activiteiten waarvoor ze moeten betalen. Het gaat hier over kosten bovenop het lidgeld. Tot en met de activiteiten van 2023 volstaan de papieren attesten. Vanaf 2025 zijn er nieuwe regels: je moet de attesten ook digitaal indienen via Belcotax on Web, een platform van de overheid. Let op: het gaat hier over activiteiten vanaf het jaar 2024. Je zal dit dus ook moeten doen voor de kampen en weekends van het afgelopen jaar. 

Voor wie zijn kampen, weekends en andere betalende activiteiten fiscaal aftrekbaar?

Voor kinderen jonger dan 14 jaar kunnen ouders de kosten voor de deelname aan jeugdwerkactiviteiten inbrengen op hun belastingbrief van het volgende jaar. Voor kinderen met een zware handicap is de leeftijdsgrens 21 jaar.

Wordt een lid 14 (21) jaar tijdens de activiteit? Dan tellen enkel de dagen voor de verjaardag voor het attest.

Stap 1: Belcotax on Web via de Groepsadministratie

Om jullie werk te verlichten, lanceren we een module in de Groepsadministratie waarmee je betalende activiteiten en aanwezigheidslijsten bijhoudt. Daarmee maak je automatisch de nodige bestanden voor Belcotax on Web aan. 

Welke info heb je nodig van je leden?

Het is hiervoor belangrijk dat de ouders/opvoedingsverantwoordelijken een aantal gegevens van hun kind invullen in de Groepsadministratie. Ze kunnen hierop zelf inloggen met het lidnummer:

• Rijksregisternummer van het lid.
• Bij wie het lid ten laste is (één ouder of co-ouderschap).
• Rijksregisternummer van de ouder(s)/opvoedingsverantwoordelijke(n) die fiscaal verantwoordelijk zijn.
• De handicapstatus van het lid, indien van toepassing.

Het rijksregisternummer is persoonlijke informatie. Daarom kan je als leiding dit nummer niet zien. Je kan enkel zien of de informatie al dan niet is aangevuld in de Groepsadministratie.

Hoe gebruik je de module in de Groepsadministratie?

1. Activiteit aanmaken: voeg via “+ Nieuwe Activiteit” een betalende activiteit toe. Vul de details van de activiteit in (datum, kostprijs ...).
2. Leden toevoegen: selecteer de deelnemende leden in de ledenlijst en koppel ze aan de juiste activiteit(en).
3. Aanpassingen maken: wijzig de deelnameprijs of -dagen indien nodig voor leden die bijvoorbeeld verminderd tarief hebben of een dagje later zijn gekomen.
4. Correcte administratie: controleer zorgvuldig, want attesten gelden enkel voor de echte aanwezigheid.

Let op: Activiteiten die over nieuwjaar lopen (in 2 kalenderjaren plaatsvinden) moeten als twee aparte activiteiten worden ingevoerd.

Een meer gedetailleerde uitleg vind je in onze Handleiding Fiscaal Attest in de Groepsadministratie.

Stap 2: Het papierwerk in orde brengen

Doe dit zo snel mogelijk na het kamp/weekend, zo zit de info nog vers in je geheugen en ben je zeker op tijd.

Het fiscaal attest wordt volledig door de groep zelf ingevuld. Als je niet goed weet hoe je de eerste pagina (Vak I) moet invullen, kan je dat natuurlijk altijd eens navragen bij jouw lokaal gemeentebestuur.

In Vak II van het attest moet nu een hoop persoonlijke informatie ingevuld worden.

Om jouw administratieve last te beperken raden we aan om een templateversie van het attest aan de ouders te bezorgen.

• Vul alvast de algemene informatie in (pagina 1 en eventueel puntje 4 op pagina 2).
• Bezorg de template aan de ouders om puntjes 2 en 3 in te vullen.
• Laat hen het attest terugbezorgen aan de leiding en vul dan verder aan.

Het is wettelijk niet toegelaten om het attest al te ondertekenen als puntjes 2 en 3 niet ingevuld zijn.

Hou de deelnemerslijsten van een kamp 10 jaar bij voor een mogelijke belastinginspectie. Dat is wettelijk verplicht.  Je kan dit makkelijk doen in de Activiteiten tool van de Groepsadministratie.

Meer informatie over fiscale attesten

• Korte uitleg FOD Financiën
• Lange uitleg FOD Financiën
• Voorbeelden